ZEITRAUM s.r.o.
ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ –
INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

I. INFORMACE O SPRÁVCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1. ZEITRAUM s.r.o., IČO: 041 84 246, se sídlem Praha 1, U Půjčovny 952/2, Nové Město, PSČ 110 00, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod spis. značkou C 243782 (dále jen „ZEITRAUM“) tímto jako správce osobních údajů informuje své klienty, potenciální klienty, obchodní partnery a potenciální obchodní partnery – fyzické osoby, jako subjekty údajů, vč. statutárních zástupců a zaměstnanců obchodních partnerů a klientů, je-li právnickou osobou (jako např. nájemníci, dodavatelé, uchazeči o zaměstnání apod.) (dále souhrnně jen „klient“) o zpracování osobních údajů.
2. Klienti se mohou se svými dotazy souvisejícími se zpracováním jejich osobních údajů obracet na ZEITRAUM prostřednictvím e-mailu: gdpr@zeitgeist.re, případně písemně dopisem zaslaným na adresu sídla společnosti.

II. ZÁKLADNÍ ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1. ZEITRAUM nakládá s osobními údaji výhradně v souladu s platnou legislativou. V následujícím textu se může klient seznámit s pravidly pro zpracování osobních údajů ve společnosti ZEITRAUM, aby zjistil, jakými principy se ZEITRAUM při zajišťování důvěrnosti a bezpečnosti osobních údajů řídí.
2. Při zpracování osobních údajů klientů se ZEITRAUM řídí zejména těmito zásadami:
a. ZEITRAUM provádí zpracování osobních údajů transparentním způsobem při dodržení všech povinností, které jí ukládají právní předpisy.
b. ZEITRAUM v rámci zpracování osobních údajů postupuje spravedlivě a transparentně při snaze omezit účely a rozsah zpracování osobních údajů na nezbytné minimum.
c. ZEITRAUM klienty informuje srozumitelně, stručně, výstižně a bez nadbytečných informací, tak, aby byly informace pro každého klienta pochopitelné.
d. ZEITRAUM dbá na to, aby klient neutrpěl újmu na svých právech, zejména na právu na zachování lidské důstojnosti, a také dbá na ochranu před neoprávněným zasahováním do soukromého a osobního života klienta.
e. Informace o zpracování osobních údajů poskytne ZEITRAUM klientovi vždy před zahájením smluvního vztahu či poskytnutí služby ze strany ZEITRAUM; tento dokument je dostupný na internetových stránkách ZEITRAUM: www.zeitraum.re, jakož i při všech osobních jednáních se klientem.

III. ROZSAH, PRÁVNÍ TITUL, ÚČEL A DOBA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1. ZEITRAUM zpracovává osobní údaje klientů v tomto rozsahu:
a. identifikační údaje: osobní údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci klienta (jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa trvalého bydliště, číslo průkazu totožnosti, rodné číslo, podpis), jedná se o všechny osobní údaje, na základě kterých je možné klienta jako subjekt údajů jednoznačně a nezaměnitelně identifikovat.
b. kontaktní údaje: osobní údaje umožňující kontakt se klientem (zejména klientem uvedená kontaktní adresa, číslo telefonu, číslo faxu, e-mailová adresa a jiné obdobné informace). Jedná se o údaje, díky kterým je možné klienta kontaktovat.
c. informace z externích zdrojů, zejména veřejně dostupných registrů, například obchodní rejstřík, insolvenční rejstřík apod.,
d. kopie dokladů,
e. záznamy korespondence (včetně emailové komunikace) se klienty,
f. údaje o uzavřené smlouvě,
g. údaje nezbytné pro vedení účetnictví,
h. údaje o bankovních spojeních a bankovní informace,
i. údaje o profesní činnosti (compliance program pro obchodní partnery, uchazeči o zaměstnání),
j. zvláštní kategorie osobních údajů (citlivé údaje) zpracováváme jen ve výjimečném případě a při striktním respektování platných předpisů o ochraně osobních údajů (povinnosti vůči cizinecké policii).
k. na označených místech ve sdílených prostorách ubytovacích zařízení zajišťuje s ohledem na bezpečnost ubytovaných klientů ZEITRAUM provoz kamerového systému. Obrazový záznam kamerového systému je ukládán na zajištěném vlastních serveru společnosti, přístupný pouze určeným pracovníkům společnosti a je uchováván pouze po dobu 24 hodin (následně je automaticky přehrán v pokračující smyčce).
2. ZEITRAUM osobní údaje získává a dále s nimi nakládá vždy výhradně v nezbytném rozsahu a pro splnění příslušného účelu. Poskytnutí osobních údajů je pro klienta dobrovolné a v případech, kdy je jejich poskytnutí uděleno na základě souhlasu, lze požádat o výmaz zpracovávaných osobních údajů (viz níže).

V některých případech, jako je například zajištění ubytování, ZEITRAUM od klienta nezbytný rozsah osobních údajů potřebuje získat již při podání přihlášky/objednávky ubytování. Bez těchto údajů by ZEITRAUM totiž nemohla klientem požadované služby s ohledem na plnění svých zákonných povinností a ochranu svých oprávněných zájmů zajistit.
ZEITRAUM je oprávněna osobní údaje zpracovávat na základě níže uvedených titulů:
a. Souhlas – souhlas klient udělí pro jeden či více konkrétních účelů. Osobní údaje, které ZEITRAUM zpracovává se souhlasem subjektů údajů (klientů), jsou uvedeny v souhlasu se zpracováním osobních údajů, který může subjekt údajů ZEITRAUM udělit.

b. Plnění smlouvy – osobní údaje klienta ZEITRAUM potřebuje pro účely uzavření smluvního vztahu a následného plnění z něj, a to zpravidla ještě před uzavřením smlouvy.
c. Plnění právní povinnosti – osobní údaje klienta ZEITRAUM potřebuje za účelem jejich zpracování pro splnění své legislativní povinnosti jako správce.
d. Oprávněný zájem – zpracování osobních údajů klienta by bylo nezbytné pro účely oprávněných zájmů ZEITRAUM, avšak s výjimkou případů, kdy před těmito zájmy ZEITRAUM mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody klienta.

3. ZEITRAUM zpracovává osobní údajů klientů pro tyto účely:
a. Realizace smluvního vztahu – zpracování osobních údajů je nezbytné pro řádné plnění práv a povinností vyplývajících pro ZEITRAUM ze smluvního vztahu s klientem (např. příprava smluvního vztahu, kontrola plnění smlouvy).
ZEITRAUM zpracovává osobní údaje pro tento účel po dobu trvání smluvního vztahu a do uplynutí promlčecích lhůt plynoucích z plnění práv a povinností na základě daného smluvního vztahu a ukončení případné archivace.
b. Oprávněný zájem ZEITRAUM – zpracování osobních údajů je pro tento účel nezbytné (např. kontrola a prevence podvodů, fyzická ochrana prostor ZEITRAUM, řešení sporů s klientem a ochrana a domáhání se práv ZEITRAUM, přímý marketing, realizace marketingových aktivit, statistické účely), a to v rozsahu shodném jako pro účel realizace smluvního vztahu.
ZEITRAUM zpracovává osobní údaje pro tento účel po dobu trvání smluvního vztahu a do uplynutí promlčecích lhůt plynoucích z plnění práv a povinností na základě daného smluvního vztahu.
c. Splnění povinností stanovených právními předpisy – zpracování osobních údajů je pro tento účel nezbytné z toho důvodu, že jejich zpracování ukládá zákon nebo jiný obecně závazný právní předpis (např. se jedná o plnění ohlašovací povinnosti vůči službě cizinecké policie ČR, povinnosti postupovat obezřetně, plnění dalších oznamovacích povinností vůči orgánům veřejné moci, plnění povinností týkajících se výkonu rozhodnutí, plnění povinnosti identifikace a kontroly klienta a dalších povinností v oblasti prevence praní špinavých peněz, v případě kdy je společnosti povinným subjektem, plnění archivačních povinností).
ZEITRAUM zpracovává osobní údaje pro tento účel v rozsahu stanoveném příslušným právním předpisem. ZEITRAUM je oprávněna za tímto účelem pořizovat a uchovávat kopie všech dokladů, dokumentů a jiných materiálů, včetně dokladu totožnosti (pokud s tím klient vysloví souhlas), které jí klient poskytl, a to v souladu s příslušnou smlouvou a jejími přílohami a příslušnými právními předpisy.
ZEITRAUM zpracovává osobní údaje pro tento účel po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

IV. ZDROJE PRO ZÍSKÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1. ZEITRAUM v rámci své činnosti získává osobní údaje:
a. přímo od klienta při jednání o uzavření smluvního vztahu a jeho následné realizaci,
b. z veřejně přístupných rejstříků, seznamů a evidencí (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, ISIR apod.).

V. ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1. ZEITRAUM zpracovává osobní údaje klienta automatizovanými prostředky a manuálně.

VI. INFORMACE O POSKYTOVÁNÍ ÚDAJŮ TŘETÍM OSOBÁM
1. ZEITRAUM předává osobní údaje svých klientů orgánům veřejné moci a dalším osobám, kterým je ZEITRAUM povinna zpřístupnit osobní údaje na základě právních předpisů – jedná se zejména o orgány služby cizinecké policie ČR, státní správy, soudy, exekutory, notáře (soudní komisaře), insolvenční správce apod.
2. ZEITRAUM zpracovává osobní údaje prostřednictvím vlastních zaměstnanců jako správce osobních údajů za současného zajištění technických, organizačních a personálních opatření, která jsou zárukou vysoké úrovně ochrany a zabezpečení osobních údajů klientů. ZEITRAUM tak zpracovává osobní údaje svých klientů prostřednictvím následujících zpracovatelů osobních údajů, které ZEITRAUM využívá při poskytování služeb a produktů (zejména v marketingové oblasti) nebo které pověřila plněním svých smluvních či zákonných povinností, a to výhradně na základě smlouvy o zpracování osobních údajů:
a. společnosti skupiny ZEITRAUM:
– Zeitgeist Asset Management s.r.o., společník společnosti ZEITRAUM
– Zeitgeist Hospitality Management s.r.o.
b. externí dodavatelé ZEITRAUM:
– účetní, daňoví a jiní odborní poradci
– poskytovatel IT služeb

VII. PRÁVA SUBJEKTU ÚDAJŮ V SOUVISLOSTI S OCHRANOU OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1. Osobní údaje klienta jsou zpracovávány transparentně, korektně a v souladu s legislativními požadavky. Zároveň však klient disponuje právem se na ZEITRAUM kdykoli obrátit se žádostí o získání informací o procesu zpracování osobních údajů či za účelem uplatnění následujících práv, která se zpracováním osobních údajů souvisejí:

a. Právo na přístup k osobním údajům – klient je oprávněn požádat ZEITRAUM o přístup ke svým osobním údajům, zejména o informaci o zpracování svých osobních údajů obsahující vždy alespoň sdělení o účelu zpracování osobních údajů, rozsahu a obsahu osobních údajů, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, včetně veškerých dostupných informací o jejich zdroji, povaze automatizovaného zpracování v souvislosti s jeho využitím pro rozhodování, jestliže jsou na základě tohoto zpracování činěny úkony nebo rozhodnutí, jejichž obsahem je zásah do práva a oprávněných zájmů klienta a příjemci, případně kategoriích příjemců osobních údajů.

b. Právo na opravu osobních údajů – pokud se klient domnívá, že osobní údaje, které o něm ZEITRAUM zpracovává, jsou nepřesné či neúplné, má právo požádat ZEITRAUM o jejich aktualizaci či doplnění. Klient je oprávněn vznést námitku proti nesprávnému nebo neoprávněnému zpracování osobních údajů a je oprávněn požádat o opravu nebo doplnění těchto osobních údajů.

c. Právo na výmaz osobních údajů (právo být zapomenut) – klient má právo požadovat výmaz svých osobních údajů, pokud nejsou potřebné pro účel, pro který jsou zpracovávány, pokud odvolal souhlas s jejich zpracováním, či pokud byly zpracovány protiprávně a musí být vymazány ke splnění právní povinnosti.

d. Právo na omezení zpracování osobních údajů – klient má právo požadovat omezení zpracování, pokud popírá přesnost jeho osobních údajů, nebo je jejich zpracování protiprávní, přičemž však odmítá výmaz takovýchto osobních údajů, nebo pokud ZEITRAUM požádá, může vybrané osobní údaje subjektu údajů zpracovávat i po té, co nejsou potřebné k účelu, pro který byly společnosti ZEITRAUM poskytnuty (např. v souvislosti s uplatněním nároku u soudu, k němuž klient zpracovávané osobní údaje potřebuje), nebo pokud klient jako subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování, přičemž není zřejmé, zda jeho oprávněný zájem převažuje nad oprávněnými zájmy ZEITRAUM.

e. Právo na přenositelnost osobních údajů – v případě automatizovaného zpracování osobních údajů, které je založeno na uzavřené smlouvě nebo souhlasu, který byl ZEITRAUM udělen, má klient právo na tzv. přenositelnost těchto údajů, které mu budou poskytnuty ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

f. Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů – v případě, že subjekt údajů poskytl ZEITRAUM souhlas se zpracováním osobním údajů pro účely, které vyžadují souhlas, má právo kdykoli tento souhlas odvolat. Zpracování osobních údajů, ke kterému došlo před odvoláním souhlasu, je zákonné.

g. Právo podat stížnost u dozorového úřadu – klient má právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, pokud se domnívá, že při zpracování jeho osobních údajů došlo k porušení pravidel ochrany osobních údajů.
Kontakt:
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
telefon: +420 234 665 111.

2. Pro uplatnění svých práv se může subjekt údajů obrátit na ZEITRAUM na následující e-mailové adrese gdpr@zeitgeist.re nebo dopisem písemně na adresu sídla ZEITRAUM.
3. Na žádost týkající se uplatnění práv klienta jako subjektu údajů bude ZEITRAUM reagovat bez zbytečného odkladu v zákonné lhůtě 30 kalendářních dnů od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě odůvodněné potřeby prodloužit o další dva měsíce. O takovém prodloužení (včetně důvodů) bude klient ze strany ZEITRAUM vždy informován.

Platné ode dne 25. 05. 2018